Електронний документообіг у закладах та установах освіти

Електронний документообіг у закладах та установах освіти - (англ. Еlectronic document circulation in educational institutions) - це сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або за допомогою електронних носіїв, на яких записано цей документ. Під керуванням електронним документообігом прийнято розуміти організацію руху документів та створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємини суб’єктів електронного документообігу, що складають базу нормативно-правового регулювання електронного документообігу. Серед законів України, які набули чинності, є такі: «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про освіту», «Про інформацію», наказ Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198, Постанова Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

Мову інформації визначають Закон України «Про забезпечення функціонування української мови як державної», інші закони України та міжнародні договори, згоду на обов’язковість яких надала Верховна Рада України. Тому у закладах та установах освіти документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою, мовою держави-адресата або однією з мов міжнародного спілкування.

Документування управлінської інформації в установах та закладах освіти здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі.

Джерела

1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. № 851–IV // Відомості Верховної Ради (ВВР). – 2003. № 36. Ст. 275;
2. Про електронні довірчі послуги: Закон України від 5 жовтня 2017 р. № 2155–VІІІ // Відомості Верховної Ради (ВВР). – 2017. № 45. Ст. 400;
3. Про інформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 р. № 2658–XII // Відомості Верховної Ради (ВВР). – 1992. № 48. Ст. 650;
4. Постанова Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 р. № 55. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: https://zakon.rada.gov.ua
5. Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11 листопада 2014 р. № 1886/5. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: https://zakon.rada.gov.ua

Довідка

Електронний документообіг у закладах та установах освіти (англ. - Еlectronic document circulation in educational institutions) - це сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або за допомогою електронних носіїв, на яких записано цей документ. Під керуванням електронним документообігом прийнято розуміти організацію руху документів та створення інформаційної бази документів на різноманітних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Автор

[[Автор::Отамась І.Г.]]

Оприлюднено: 27.02.2025

Останні зміни: 27.02.2025

Модератор: Науменко А.С.